Klokkenluidersregeling

De Langhenkel Groep vindt het belangrijk om een deugdelijk integriteitsbeleid te voeren, een goed klokkenluidersbeleid maakt daar wat De Langhenkel Groep betreft onderdeel van uit.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

medewerker: degene die een arbeidsovereenkomst heeft gesloten met Langhenkel of op andere basis arbeid voor Langhenkel verricht of heeft verricht;

Langhenkel: iedere vennootschap die onderdeel is van De Langhenkel Groep, zijnde: Langhenkel Beheer BV, Langhenkel Werk, Inkomen & Zorg Noord BV, Langhenkel Noord BV, Langhenkel Opleiding, Training & Advies BV, Langhenkel Matching Beheer BV, Langhenkel Bewindvoering & Schuldmanagement BV en Langhenkel Zorg BV en/of alle vennootschappen tezamen;

vermoeden van een misstand: het vermoeden van een medewerker dat bij Langhenkel of bij een ander bedrijf/organisatie waarmee hij door zijn werkzaamheden voor Langhenkel in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker bij Langhenkel heeft opgedaan of uit de kennis die de medewerker heeft gekregen door zijn werkzaamheden voor Langhenkel bij een andere organisatie, en
het maatschappelijk belang in het geding is bij:
- de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit;
- een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, de aantasting van het milieu, het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
- een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift;
- en (dreigende) verspilling van overheidsgeld; – (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten;

vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van Langhenkel en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;

adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een medewerker in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand;

vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren;

afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet Huis voor Klokkenluiders;

melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van deze regeling;

melder: de medewerker die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;

directie: de directie van Langhenkel;

contactpersoon: degene die door de directie na ontvangst van de melding in overleg met de melder is aangewezen als contactpersoon met het oog op het tegengaan van benadeling;

onderzoekers: degenen aan wie de directie het onderzoek naar de misstand opdraagt;

externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;

externe derde: iedere (vertegenwoordiger van een) organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen oplossen of doen oplossen;

afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders.

Daar waar in deze regeling gesproken wordt van medewerker, wordt ook de medewerkster bedoeld en waar de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen.

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de medewerker

Een medewerker kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. Daarnaast kan de medewerker ervoor kiezen de vertrouwenspersoon, of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders te verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 3 Interne melding door een medewerker van Langhenkel

lid 1:
Een medewerker met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen Langhenkel kan daarvan melding doen bij zijn leidinggevende of de directie. De medewerker kan er ook voor kiezen de hiervoor bedoelde melding via de vertrouwenspersoon te doen.

lid 2:
De leidinggevende en/of vertrouwenspersoon stuurt/sturen de melding, in overleg met de melder, naar de directie.

Artikel 4 Interne melding door een medewerker van een andere organisatie

Een medewerker van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van Langhenkel in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen Langhenkel kan daarvan melding doen bij de directie van Langhenkel.

Artikel 5 Bescherming van de melder tegen benadeling

lid 1:
Langhenkel zal de melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Langhenkel, een andere organisatie, een externe instantie of een externe derde onder de omstandigheden als bedoeld in art. 14 lid 4.

lid 2:
Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan:

a. het beëindigen van de arbeidsverhouding met de medewerker, anders dan op diens eigen initiatief;
b. het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband of niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
c. het treffen van een disciplinaire maatregel;
d. de opgelegde benoeming in een andere functie;
e. het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek;
f. het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek;
g. het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder;
h. het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe;
i. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van vergoedingen;
j. het onthouden van promotiekansen;
k. het niet accepteren van een ziekmelding, of de werknemer als ziek geregistreerd laten;
l. het afwijzen van een verlofaanvraag;
m. het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek.

Daarnaast is sprake van benadeling als er weliswaar een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel op te leggen, maar de te nemen maatregel niet in redelijke verhouding tot staat tot die grond.

lid 3:
Zou Langhenkel binnen afzienbare tijd na het doen van een melding jegens de melder overgaan tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, dan zal zij moeten motiveren dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

lid 4:
Langhenkel draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert, waaronder, doch niet uitsluitend:

a. het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
b. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
c. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.

lid 5:

Langhenkel spreekt medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en draagt er zorg voor dat de maatregelen om benadeling tegen te gaan worden genomen. Voorts kan zij de medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 6 Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

lid 1:
De werkgever zal de adviseur, noch de vertrouwenspersoon, noch de contactpersoon, noch de onderzoekers benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.

lid 2:
Langhenkel zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring, noch zal zij een medewerker niet benadelen in verband met het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.

lid 3:
Voor de reikwijdte van de term “benadeling” in dit artikel wordt aangesloten bij hetgeen daarover is genoemd in artikel 5, lid 2 hiervoor.

Artikel 7 Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

lid 1:
Langhenkel draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.

lid 2:
Geen van de betrokkenen bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder bekend zonder diens uitdrukkelijke schriftelijke instemming en allen gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding.

lid 3:
Indien de melding is gedaan via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle relevante correspondentie verstuurd aan de vertrouwenspersoon, die deze doorstuurt aan de melder.

lid 4:
Geen van de betrokkenen bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de adviseur bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de adviseur.

Artikel 9 Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

lid 1:
Degene bij wie de medewerker de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling doet, draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder, die tevens een kopie ontvangt. Degene bij wie de melding is gedaan stuurt deze vervolgens onverwijld door aan de directie.

lid 2:
De directie stuurt de melder onverwijld een ontvangstbevestiging van de melding en wijst in overleg met de melder een contactpersoon aan met het oog op het tegengaan van benadeling.

Artikel 10 Behandeling van de melding door Langhenkel

lid 1:
De directie stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij:

a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

lid 2:
Indien de directie besluit geen onderzoek in te stellen, informeert deze de melder daar schriftelijk over binnen twee weken na de melding onder vermelding van de grond waarop de directie van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

lid 3:
De directie beoordeelt of een externe instantie van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien Langhenkel een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de directie de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

lid 4:
De directie draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn en informeert de melder dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De directie stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

lid 5:
De directie informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

Artikel 11 De uitvoering van het onderzoek

lid 1:
De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord en dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, die zij ter goedkeuring en ondertekening voorleggen aan de melder. De melder ontvangt hiervan een kopie.

lid 2:
De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is, die daarvan ook een kopie ontvangt.

lid 3:
De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten en medewerkers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat deze daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

lid 4:
Voordat de onderzoekers het onderzoeksrapport definitief vaststellen en de melder daarvan een kopie sturen, stellen zij de melder in de gelegenheid opmerkingen bij het conceptrapport te maken, dit alles tenzij hiertegen ernstige bezwaren zouden bestaan.

Artikel 12 Standpunt van Langhenkel

lid 1:
De directie informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.

lid 2:
Zodra duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de directie de melder daar schriftelijk over onder vermelding binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.

lid 3:
Na afronding van het onderzoek beoordeelt de directie of een externe instantie van de melding van het vermoeden van een misstand, het onderzoeksrapport en het standpunt van Langhenkel op de hoogte moet worden gebracht. Indien Langhenkel een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt zij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

lid 4:
De leden 1 tot en met 3 hiervoor zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de informatieverstrekking aan de personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 13 Hoor en wederhoor t.a.v. onderzoeksrapport en standpunt Langhenkel

lid 1:
Langhenkel stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van Langhenkel te reageren.

lid 2:
Indien de melder daarop onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van Langhenkel sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert Langhenkel hier inhoudelijk op en stelt zij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in, waarop de artikelen 10 tot en met 13 van overeenkomstige toepassing zijn.

lid 3:
Indien Langhenkel een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van Langhenkel aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

Artikel 14 Externe melding

lid 1:
Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien: a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 12 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 12 lid 1 of lid 2.

lid 2:
De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. een redelijk vermoeden dat de directie binnen de organisatie van Langhenkel bij de vermoede misstand betrokken is;
c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;
d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
f. een plicht tot directe externe melding.

lid 3:
De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:

a. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

lid 4:
Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde.

Artikel 15 Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

lid 1:
De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de directie verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.

lid 2:
De artikelen 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing.

lid 3:
Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 7 lid 1 t/m 3 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing.

lid 4:
De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop Langhenkel zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 16 Publicatie

De directie draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op InSite en openbaar wordt gemaakt op de website van Langhenkel.

Artikel 17. Inwerkingtreding regeling

Deze regeling treedt in werking op 1 maart 2018.

Zwolle, 28 februari 2018